RFPの書き方
１．はじめに
RFP（提案依頼書）とは、システムやアプリの開発、Webサイトや動画制作など、企業が制作会社に業務を発注する際に作成する依頼書のことです。
発注者は、開発や制作を外注する際に、複数の依頼候補から提案を受けます。
しかし、「売上がアップするようなECサイトを作りたい」「他社に負けない便利なアプリをリリースしたい」など、抽象的な要望だけでは、最適な制作会社を見極めることは難しいです。
依頼する際の条件は、もっと細かくあるはずで、依頼したい内容の他にも「予算」「手法」「期間」など指定すべきポイントは多いです。
RFPを作成せずに口頭だけの指示となると、お互いに認識のズレが生じ、プロジェクトのフェーズが進んでいったとしても失敗してしまう恐れがあります。
そういったプロジェクトが失敗するリスクを減らすためにも、発注する企業はRFPを作成するべきであり、RFPの記載内容には、「必要な要件」「プロジェクトの対象」「解決したい課題」「実現したい理想の状態」など契約締結時にトラブルにならないよう必要な情報に漏れがないように作成することが大切です。
２．RFP（提案依頼書）に記載すべき項目とは？
RFPを作成するためには、具体的にどのような項目を記載すべきかについて説明します。
RFPに記載すべき項目は、依頼したいプロジェクトの「概要」と「要件」に分けて考えるといいでしょう。
プロジェクトの概要とは、Webサイト制作やアプリ開発などのプロジェクト全体の概要を意味します。
そのプロジェクトの概要を伝えるために「プロジェクトの背景や目的」「依頼の範囲」「解決すべき課題」「競合他社はどこか」「予算」「納期スケジュール」「想定ターゲット」などの項目をしっかりとRFPに記入しましょう。
これらの項目があいまいだと、制作会社の提案がぶれてしまいます。
続いてプロジェクトの要件については、Webサイト制作やアプリ開発を実際に進めていくうえで必要となる条件のことです。
例えば、Webサイト制作であれば「具体的な成果物の内容」「納品方法」「セキュリティ要件」「CMS要件」「サーバ要件」「その他Webサイトに欲しい機能」などの項目にくわえ、「予算」や「納期スケジュール」といった項目が要件の部分となります。
実際にRFPの作成を進めていくと、明確にイメージができていてすぐに記入できるものと、まだ不明確で曖昧な部分も出てくるはずです。
不明確な項目は、個人のぼんやりとしたイメージを記載するのではなく、発注したい内容をしっかりと言語化することが大切です。
３．使えるRFP（提案依頼書）を作るためのポイント
RFPの作成は、すべての項目を前述したように、具体的かつ正確に記入することが理想ですが、実際にはなかなか難しいのが現実です。
そのため、作成するうえでのポイントをおさえることや、目的に応じた工夫をすることで、よりわかりやすいRFPを作成することができます。
発注する側も、制作会社にもすべての関係者にとってわかりやすいRFPを作成するポイントについて説明します。
①最低限の水準を満たすための項目を記載
小規模のプロジェクトで急ぎの場合などRFPをじっくり作成できないといった場合は、以下の項目を最低限記載するといいでしょう。
・どういう意図で：Webサイトやアプリを作る目的
・何を：Webサイトやアプリで実現したいこと
・いつまでに：成果物を公開する日や各作業工程の締切日
・どうやって：具体的に求める技術
・いくらで：想定している予算
これらの項目を記載することで、制作会社もある程度提案しやすくなるでしょう。
②制作会社をコンペ形式で評価する場合に評価基準を設定
制作会社を複数社で比較・検討をする際は、選定対象を正確に絞り込むために評価基準を設けておくといいでしょう。
「作業スケジュール」「対応内容」「進捗状況の報告方法」といった項目は、発注者側にとっても大切な部分であり、プロジェクトを進めるうえで重要な部分となり、制作会社を横並びで評価するために役立ちます。
③RFP作成に使用するソフトで気をつけたいこと
RFPを作成するソフトは、WordやExcel、PowerPointなどのOffice系ソフトでもAdobe系ソフトでもなんでも問題ありません。
しかし、RFPはプロジェクトメンバー間での情報共有や、上層部に報告する際に使用される場合もあります。
そのため、誰もが使え、誰もが直感的に理解できる一般的なソフトを使用することが望ましいです。
④内容をわかりやすいように大枠を明記する
RFPは、実現したい内容を表現するための文書でありますが、仕様書ではありません。
そのため、プロジェクトに一貫性を持たせるために記載内容に漏れがないように細かい部分まで記載することは大切ですが、発注側が制作会社に求める「目的」や「ゴール」などプロジェクトの大枠を明記することで、より意味が伝わりやすいRFPを作成することができます。
４．まとめ
ここまで、RFP（提案依頼書）の必要性や記載項目、作成するうえでのポイントについて説明しました。
RFPは発注者が制作会社に対して意思表示をするための大切な文書となります。
プロジェクトが始まってお互いに思ってたのと違うなど齟齬がないように、発注側から明確な依頼内容を提示することが大切です。
そういったトラブルを起こさないためにも、内容が伝わりやすいRFPを作成しましょう。
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