Googleはビジネスシーンで役に立つさまざまなツールを提供しています。 Gmailやgoogleスプレッドシートなど、すでに何かしらのツールを利用している方も多のではないでしょう か。 今回は、「無料で使えるオススメgoogleツール」をテーマにご紹介していきます。 自分にあったツールを導入して、ぜひ仕事の効率化につなげてください。

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートとは、表計算ソフトのことです。 Excelのようにソフトをパソコンにインストールして使用するのではなく、インターネットを介して利用できるwebアプリケーションの一種です。 「Googleアカウント」が必要になりますが、誰でも簡単に利用できる点が嬉しいところです。

共有ユーザーと同時編集が可能

Googleスプレッドシートは、複数人による同時編集が可能です。 1つのスプレッドシートを複数人で同時に編集することができますので、作業の効率化が期待できます。 複数人で同時に編集するときは、氏名やメールアドレスなど、そのスプレッドシートにアクセスできる人を設定する必要があります。 さらに、リアルタイムで誰がシートを編集しているのかを表示してくれる機能や、シート内で他の共同作業者とチャットのやり取りを行うことも可能なため、ミスが起きる可能性が低くなります。

コメント機能

コメントしたいセルにメッセージを残すことができます。 進捗状況や連絡事項など、アクセス制限のあるユーザーにリアルタイムで情報共有ができるので、円滑な意思疎通を行うことが可能です。 もちろんコメントに対して返信をすることも可能なので、複数のコメントがある場合でも的確に返答することができます。

Google keep

無料のメモアプリです。 手が離せない時に音声入力機能でメモを入力したり、写真を撮って保存することができるので、複数の業務を平行して進める場合に効果的です。 また、googleが提供しているGoogle　Driveとの同期も可能なので、幅広く役立つツールだといえるでしょう。

メモ機能

このアプリを開くと、スグにメモを入力することができます。 また、色の変更で文字や背景の色を変更して、メモの種類分けも簡単にできます。 チェックリスト作成という機能もありますので、タスク管理にも最適です。 先ほども紹介した写真機能は、テキストのメモと一緒に記録できますので、会議や打ち合わせなどでホワイトボードの内容を残す時に便利だといえるでしょう。

リマインダー機能

設定した日時や場所でアラームを鳴らす、リマインダー機能もあります。 例えば、立ち寄り予定のある顧客企業名をメモし、最寄り駅付近の住所を設定しておけば、そこに到着した時に通知が届くという便利な機能です。 また、Googleアカウントをもっているユーザーとメモの共有・編集ができますので、タスク管理者内での進捗情報の報告などにも最適です。

Googleカレンダー

無料で利用でき、高性能なカレンダーアプリとして有名です。 各種googleサービスや、その他アプリなどと連携して使用することができるため、世界中で愛されているカレンダーです。 ビジネスでGoogleカレンダーを使用している方の多くは、パソコン版のGoogleカレンダーを使用しているでしょう。

複数のカレンダー

各種Googleサービスと連携することができるため、Googleアカウントとの連携が可能です。 また、スマートフォンアプリで同期したアカウントの切り替えが簡単にできます。 例えば、社用メールアドレスとプライベートメールアドレスを同時に表示させたり、必要に応じて片方表示させたりといった、便利な使い方もできます。 アカウントの追加方法は「別のアカウントを追加」をタップするだけです。 また、ゴールの設定やマップを確認することも可能なため、使い方を知れば知るほど魅力的なアプリだといえるでしょう。

家族・仲間と予定を共有

家族や仲間と予定を共有することができます。 この機能を知っておけば、仕事で団体のスケジュールを合わせることができ、家族内でも時間の合う日を簡単に決めることができるのです。 パソコンでは共有設定ができないといった注意点がありますので、知っておきましょう。 また、共有したカレンダーを他の人も編集できるようにすることも可能なので、仕事が円滑に進むこと間違いなしです。

まとめ

Googleツールは、今回ご紹介した3つ以外にも便利なツールがたくさん存在しています。 例えば、GoogleマップやGoogle Chromeといったツールもオススメです。 普段からGoogleツールを良く使うといった方も多くいらっしゃいますが、隠れた便利機能が多く存在するのがGoogleツールです。 今回ご紹介した、Googleスプレッドシート・Googlekeep・Googleカレンダーを活用して、ぜひ仕事の効率化につなげてください。