【事前準備がすべてを決める】オンラインイベントで事前に準備しておくこと4選

コロナ禍においてイベントを開催することが難しくなり、頭を悩ませていた企業は多かったのではないでしょうか。しかし、コロナ禍に順応するように、様々なプラットフォームを利用したオンラインイベントの開催が徐々に活発になってきました。自由度が高く、誰でも気軽に参加できるオンラインイベントは、実はオフラインイベントよりも高いプロモーション効果が期待できるのです。しかし、オンラインイベントを初めて開催する企業は何からはじめていいのか、何を準備すればいいのか等、分からないことも多いかと思います。

そこで今回は、オンラインイベントを開催する際に、事前に準備しておくことを4つピックアップしてご紹介いたします。

 

オンラインイベントに向けた企画

VR空間で開催する場合は別ですが、オンラインイベントはカメラが固定された状態で配信されるものが基本です。スイッチャーなどを使用して視点を切り替えることは可能ですが、上下左右に動きがあるものや、360度空間を使用するような企画はオンラインイベントには不向きかもしれません。もし動きのある演出・企画にしたいようであれば、VR空間を利用したオンラインイベントを企画するといいでしょう。

加えてオンラインでのイベントは、オフラインイベントよりも出入りが自由で、飽きてしまうとすぐにその場を去ってしまうことができます。そのため、いかに参加者を飽きさせない企画・演出をするかということも重要なポイントになります。オンラインイベントはこちらの見せたいものを見せられるというのも大きなメリットですので、そこを利用して参加者の興味を惹きつけましょう。

また、これはオフラインイベントでもオンラインイベントでも共通することですが、しっかりと目的と目標を決めることが大切です。例えば見込み顧客の獲得や、人脈・商談機会づくり、営業活動の効率化など。また、イベントでアンケート調査を行い、その結果を分析することで、自社サービスへの関心度をはかることもできます。

 

開催プラットフォームの用意

オンラインイベントを開催するプラットフォームは様々です。YouTubeでのライブ配信やInstagramのインスタライブを利用したイベントもあります。また、ZOOMにもオンラインイベントに適した機能があります。

そしてもう一つ、オンラインでのイベントや展示会を効果的に実施できるオンラインプラットフォームと呼ばれるものもあります。専用のプラットフォームとなっているため、オンラインイベントに適した機能が多いのが特徴です。例として、事前登録ができるフォームや気軽に質問などができるチャット機能、さらにはログ解析などもできるようになっています。YouTubeやZOOMなどと連携して配信することも可能です。

また、参加者の分析ができることも大切な要素の一つです。イベントに申し込む際、年齢、性別、所属などの基本的な情報を収集するだけではなく、参加者がイベントに望むことや、どのような悩みを抱えているのかなどの質問も加えることで、参加者のニーズに合わせたイベント内容にすることが可能です。これにより、さらに参加者満足度が高いイベントを実施することができるでしょう。

自分たちがどのような人たちに向けてどのようなイベントを開催したいか、それによって開催するプラットフォームを選ぶとよいですね。

 

集客

どんなイベントにおいても事前の宣伝やPRは欠かせません。集客方法は従来のオフラインイベントとほとんど変わらないとは思いますが、オンラインでのイベントはTwitterやInstagramなどのSNSとの相性がいい為、そのようなSNSでのPRなどは積極的に行うとよいでしょう。もちろん自社のHPやLPなどと併用してPRすることでより効果的なプロモーションになるので、バランスよく使用して集客することも大切です。また、既存の顧客や見込み客に対しては、案内状やメールを送付するのも効果的です。

もしイベントへの参加を、自由参加ではなく事前予約制やチケット制にする場合はあらかじめそのことをしっかりと告知し、予約しやすいように登録フォームへの誘導や、リマインドメールを送るなど、内容に合わせた告知方法や集客方法を考えておくことが大切です。

 

リハーサル

オンラインでのイベントはトラブルがつきものです。今まで機材や回線の調子が良かったのに、当日急に調子が悪くなってしまうなんてことも…。トラブルによりイベントが開催できないという事態だけは絶対に避けなければなりません。

そのためには入念なリハーサルが必要です。事前にしっかりと役割分担を決め、何かトラブルが起きた際は即座に対応できるように準備をしておくことです。運営チームの中に配信ツールや機材などに詳しいメンバーがいない場合は、チーム全体で事前に想定されるトラブルを整理し、ケースに応じて事前に決めた役割分担の担当者が対応できるようにしておきましょう。プラットフォーム自体に何かトラブルが起こってしまった時も想定して、複数のプラットフォームの準備をしておくといいかもしれません。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?オンラインイベントを初めて開催しようとしている方は、難しいと感じることも多いかと思います。ですが、オンラインイベントはオフラインイベントよりもコストも少なく済みますし開催も参加も気軽にできます。一度要領を覚えてしまえば決して難しいことはありませんので、これをきっかけに挑戦してみてはいかがでしょうか。

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