デザイナーじゃなくてもできる見た目の良い資料とは

2021年11月15日

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見た目の良い資料の基本
見た目の良い資料＝伝わる資料
見た目の良い資料作成のコツ
まとめ

見た目の良い資料をつくりたいけれど、デザインについては何をどのようにすれば良いかわからないと悩んでいませんか。見た目が良い資料は相手に内容が伝わりやすく、理解度や印象が大きく変わるため、クリアしておきたい課題です。デザイナーがつくる資料は視覚的に美しいかも知れませんが、すべてが優秀とは限りません。今回は、デザイナーじゃなくてもできる見た目の良い資料についてご紹介します。

見た目の良い資料の基本

見た目の良い資料の基本は「目的」「ターゲット」「メッセージ」を明確にして構成を考え、情報の質と量を最適化することです。資料は余計な情報を省いてシンプルに要点を伝え、すべての人が内容を理解できるものである必要があります。それには、資料の情報を自分がしっかり理解して編集できていることが重要です。伝えたい意義を整理するには、相手の期待と理解を把握して訴求すべきポイントも含め、次の項目を意識して段階的に行います。・「何のために行うのか」という目的を定める・人物像や年齢層などの「ターゲット」を明確にする・「何を」伝えるのか意識してメッセージやストーリーをつくる・「どのようにして」情報を伝えるのか構成を考える・写真や画像、グラフなどを活用し「ビジュアル化」する実際に資料を作成するには、何を伝えたいのか全体像を把握し、効果的に伝えられる構成を考え、資料を準備しておきましょう。

見た目の良い資料＝伝わる資料

見た目の良い資料は視覚的要素の影響が大きな助けとなり、相手に情報が伝わる資料になります。伝わる資料をつくるには、情報を整理して理解しやすい形にすること、きれいで見やすいデザインであることが重要です。この場合の情報とは文章としての内容だけではなく、文字数・配色・図・イラストなど視覚的なものも含まれます。資料作成は文章のほか図や写真など情報量が多いため、相手が正確かつスムーズに理解できるような情報整理が必要不可欠です。また、見た目が良いキャッチーな資料は人の興味を引き付けやすく、より効果的に情報伝達ができます。レイアウトは限られたスペースに文章が収まるよう情報を整え、内容を図解してわかりやすく整理しなければなりません。見た目を整える作業は、内容や論理展開に則したレイアウトの完成につながります。簡単にいえば、見た目を整える過程で内容そのものが洗練される効果があるのです。そのため、伝わる資料は「読みやすさ」「見やすさ」「見た目の良さ」のバランスが良いといえます。

見た目の良い資料作成のコツ

見た目の良い資料にするには、普遍的な基本ルールや資料作成のコツをつかむと良いでしょう。ここでは、読みやすさや見やすさ、多様性を中心に見ていきましょう。

読みやすさ

文字や文章の読みやすさは資料作成に重要であり、可読性・視認性・判読性の3つの要素から成ります。可読性が読みやすさ、視認性が認識のしやすさ、判読性が誤読の少なさです。それらは目的や状況によって優先する要素が異なります。例えば、プレゼンでは視認性と判読性、申請書などの文書では可読性を重視すると良いでしょう。読みやすい資料の作成は、書体やフォントの選び方、文章の文字組みにコツがあります。例えば、プレゼン資料のフォントはゴシック体やサンセリフ体などの目を引くもの、企画書は明朝体、欧文は細いセリフ体で読みやすさを重視したもの、といったように使い分けます。文章の文字組みは文字の大きさ、行間や字間、一行の長さ調節、段落や箇条書きを使用するなど、バランスを考慮して揃えると良いでしょう。

見やすさ

資料は相手に情報を伝え理解を促進するため、見やすさも重視しなければなりません。それには個々の図表が見やすいことや、情報を整理してレイアウトすること、配色に注意することが大切です。見やすさを重視したグラフや表、画像などの整え方、資料全体の情報を整理するレイアウトの方法を覚えましょう。表は行間を拡げて線を少なくすると見やすくなり、グラフは資料に適したシンプルなものがおすすめです。画像や写真は適切な解像度のものを使用し、必要な部分をトリミングして形を整え、あまり多くの色を使わないように気をつけます。資料全体のレイアウトは「揃える」「まとめる」「余白を取る」「コントラスト」を意識しながら調整を重ねることで質が高まるのです。

多様性

資料にはプレゼンや申請書、セミナーなどさまざまな種類があり、それらの資料は多くの人が目で見て理解します。そして、その資料を見る人の視覚、見え方には多様性が存在しているのです。色の見え方が異なる色覚多様性、光刺激を過剰に受け取ってしまう視覚過敏、文章の読み書きに困難を生じるディスレクシアが知られています。そのため、より多くの人に情報を伝えるには、見やすく配慮した資料づくりが必要です。例えば、認識しづらい赤と緑はオレンジや青に塗りのパターンを変える、線を点線や太線に変えて色数を増やさないようにするなどの工夫があります。また、文字は真っ黒ではなく濃いグレーを使い、背景色を薄いグレーやクリーム色にするとより見やすくなるでしょう。

まとめ

デザイナーじゃなくても見た目の良い資料を作成するための基本やコツをご紹介しました。見た目の良い資料は、読みにくさや見にくい点の原因に気づき、改善を繰り返すことでより良い資料を作成できます。そして、伝えたいことを正しく伝えるために、文字や写真などの要素をバランスよく配置できるデザイン力が必要です。それには、出来上がった資料を出力して、客観的に見て再考する習慣をつけると良いでしょう。