はじめに
GoogleデータポータルはGoogleが配布している、無料で使用できる完全クラウド型のBIツールです。
BIツールとはビジネスインテリジェンス、つまり、ビジネスの意思決定に関わる情報という意味です。そのため、経営陣の意思決定サポートはもちろんのこと、現場でもチーム間で情報を共有するのに役立ちます。
Googleデータポータルは完全クラウドベースなので、デバイスでURLを指定すれば、場所を選ばず、いつでも簡単に複数のデバイスから活用することができます。
しかも、Googleデータポータルを導入する費用は無料なので、気軽に導入を検討できます。
また、無料で導入できるため使用しているユーザも多く、問題が発生しても他のユーザの協力を得て解決も迅速に図れることができます。
ただし、Googleデータポータルは専門知識がなくとも簡単に運用できますが、ある程度データ分析の知識は必要になるため、ツール利用のためのトレーニングが必要です。
Googleデータポータルにできること
Googleデータポータルを使用する目的は、必要なデータをインプットして必要な時に情報を分析してレポートを作成することです。
必要なツールも、Webブラウザのみで完結するので新しいツールを導入する必要もありません。
必要なデータは「コネクタ」という機能を使用して取得しますが、Googleデータポータル多数のコネクタが用意されており、通常の作業で困ることはないでしょう。
（Google Analyticsを筆頭にスプレッドシートや、MySQL等のデータベースのコネクタも当然用意されています）
業務上では、アイデアを思いついたらすぐにインプットができ、データに反映できることが重要となります。自分のチームだけでなく、複数のチームにわたるチーム間でまたがってデータが加工できるため閲覧、加工が簡単にできます。
また、アウトプットとしてITの強みであるビックデータの収集、分析、結果をレポートとしてグラフや図表で表示してくれます。
セキュリティ面でも「閲覧のみ」「編集可能」などの権限コントロールや、閲覧権限も柔軟に管理できるので不用意にデータを書き換えてしまうミスなども軽減されます。
肝心なデータの格納場所ですが、ダッシュボードやレポート資料をGoogle Drive上で共有できるため、余計なデータベースを追加する必要もありません。
Googleデータポータルの活用例
ここでは、よく使用すると思われるスプレッドシートとの連携について考察したいと思います。
◆毎月、同じような月次レポートを作成している
一度、スプレッドシートからデータをアウトプットする手順を作成してしまえば、データが格納されているスプレッドシートからGoogleデータポータルに、次回からは自動でレポートを作成することができるので、工数削減に貢献することができます。
◆スプレッドシート更新後に月次レポートを更新し忘れてしまう
スプレッドシートのデータは最初に連携すれば次回からはリアルタイムに更新されます。
◆複数のソースを統合してグラフを作成したい
複数のデータソースに接続して複数のデータを混合したグラフを作成することができますので、
複数のシートをスプレッドシートに集めて、加工するなどの手間が省けるだけでなく、作成ミスなどを減らすことができます。
◆作成したデータをリアルタイムで参照したい
複数人による情報共有が可能なので、いつでもどこでも資料を閲覧できます。
これにより、一人が更新した情報をリアルタイムに複数人が同一のダッシュボードで確認できます。
◆格好いいレイアウトにしたい
Googleデータポータルでは、レポートのテンプレートが豊富に準備されております。
そのテンプレートの中から自分にあったデザインを選択することが可能なので、レポート作成時にデザインで悩む必要がありません。
Googleデータポータルの導入効果
◆経営分析・財務分析
Googleデータポータルは、経営に必須な経営分析・財務分析を分析することができます。
売上情報や財務状況などの経営分析結果をタイムリーに把握することができ、経営判断の迅速化を図ることができます。また、データを視覚化できるので、わかりやすい資料を作成でき適格なプレゼン資料として活用できます。
◆営業分析・売上分析
直接、経営運営に関わる営業データも、日々の営業成績などの情報を蓄積することで、複数の観点からデータを精査してタイムリーに活用することができます。売上データも各々の暗黙知に頼らず、全員が同一のデータを共有することで、現場でもチーム全員がデータを共有でき今後の業務に活用することができます。また、定期的にメールでダッシュボードを送信する事もできます。
◆人事データ分析
人事査定に使用するデータも人事部が作成し、経営陣がそのデータを基にして人事査定を行うことができます。これにより、今まで人事が作成したデータを経営陣に渡す手間がありましたが、このような煩わしい作業からも解放されます。
◆予算管理システム
多部門にわたって処理が必要な会計報告、予算案の承認などリアルタイムで修正が必要だった予算管理システムのデータの閲覧、管理が容易になります。また、貸借対照表や損益計算書の多部門に展開するデータの報告が容易になります。今まで、各種グラフや表を用いることで、今まで煩わしかったレポートが簡単に作成できます。閲覧者も直感的にデータを閲覧できるため、作業時間の効率化が図れます。
◆データ集計
ビッグデータなどの大容量データも集計業務を効率化でき、データ集計ツールを構築できます。
Googleデータポータルを使用することで、膨大な量のデータを可視化し、現在の状況を正しく把握することができます。また、有料になってしまいますがBigQueryと連携させることで、大量のビッグデータの処理もより簡単に扱えるようになると思われます。
まとめ
今までは、手作業で複数のデータを集めてExcelでグラフや表を作成して貼り付けていき、この作業を毎月繰り返していく作業方法がメインでした。これからは、Googleデータポータルを使えば、データを分かりやすく伝えることができ、この煩わしさから抜け出します。Googleデータポータルはあなたの新たな扉を開いてくれる、強力なツールなのです。
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