制作キックオフミーティングを迎える前に準備しておくこと

制作キックオフミーティングにはじめて参加する方は、事前に必要な準備がわからず戸惑うことがあります。 キックオフミーティングは大規模なものから、社内のみあるいは小規模な集まりなどでもあり、どれもプロジェクトの成功にはとても大切です。 そのため、事前に必要な情報を揃え、ミーティング内容にあった資料を作成しなければなりません。 今回は、制作キックオフミーティングを迎える前に準備することをご紹介します。  
 

制作キックオフミーティングとは

制作キックオフミーティングは、WEBサイトのプロジェクトが決定してから、制作の初期段階に行うものです。 キックオフミーティングはステークホルダー全員を集めたものや、社内のプロジェクトメンバーのみで行うものがあります。 一般に制作会社からはディレクターやデザイナー、クライアント企業からはWEB担当者などのプロジェクトリーダーが出席します。 そしてサイトの制作目的や方向性、スケジュール、役割分担などを確認し情報共有しているのです。  
 

キックオフミーティングの目的

キックオフミーティングは、プロジェクトの目的や目標をメンバー全員と共有するために開催します。 メンバーは全員、個々に異なる役割が存在しており、目的を共有せずにプロジェクトが開始されるとメンバー間の認識に相違が生じる可能性があります。 全員で同じゴールに向かいプロジェクトの理解を深めるには、情報共有が必要不可欠です。 情報共有はプロジェクトの進行がスムーズになり、多角的な視野をもてるため参加者の理解が深まる利点があります。 また、キックオフミーティングは、メンバー間の絆を高める目的があります。 メンバー同士の信頼感は、互いを助け合って良い影響を与えるため、プロジェクトの成功につながるといえるでしょう。    
   

キックオフミーティングの進め方

キックオフミーティングをスムーズに進めるには、いくつかのポイントがあります。 それぞれの項目を確認していきましょう。  

プロジェクトメンバーの紹介

スムーズにプロジェクトを進めるために、メンバーの自己紹介が有効です。 メンバー同士の交流を深めるため、短くても全員あるいは責任者だけでも話す機会をつくると良いでしょう。 また、プロジェクトメンバーは、制作会社側のフロント担当、クライアント側の担当者を明確にします。 そして、どのような体制でプロジェクトを遂行するのか説明があると、自分の役割を認識しやすくなるでしょう。 WEB制作会社の体制図があれば相談相手を間違えることがなく、関係者が増えても伝え漏れがなくなり責任の所在が明確です。  

プロジェクトの目的を明確化

キックオフミーティングでは、クライアント側はどのようなサイトをつくりたいのか、リニューアルならどのような目的をもってリニューアルするのかなど、プロジェクトの目的を明確にします。 目的として、ユーザビリティを高めることや問合せ件数の増加、受注増加、ユーザーとのコミュニケーションと見込み客の獲得などが挙げられます。 また、サイトのリニューアルでは何らかの課題解決や、目標達成を意識していることが多いです。 キックオフミーティングでは、それらの目的を明確にしてメンバー全員で認識することが重要です。  

情報共有と方向性の確認

情報共有と今後の方向性の確認をすることも、キックオフミーティングでは大切です。 これから目的に向けてどのような方向性で進めるのかなど、現時点での情報をオープンにします。 また、具体的にどのような情報が必要なのがわからないケースもあるため、何が必要なのかヒアリングシートで回答すると良いでしょう。 早期の段階、あるいは段階的に情報を共有することで、次に必要とされる課題を早い段階でキャッチできます。 プロジェクトメンバーは、情報共有と方向性が確認できると、各々で効率的に作業を進められる利点があります。  

質疑応答

キックオフミーティングの最後に質疑応答の時間を導入しましょう。 不明点は作業の進行を妨げる原因になるため、早期解決によってプロジェクトを円滑に進めます。 また、質疑応答は各メンバーの知識や考えがそれぞれの理解を深め、結果的にメンバー全員の理解度を高められるのです。 しかし、サイト制作についてあまり知識がなく、何を質問すればよいのかさえわからないこともあります。 その場合は、質問しやすい雰囲気づくりなどで誘導すると良いでしょう。    

キックオフミーティングの事前準備

キックオフミーティングを成功するには、十分な事前準備が必要です。 事前準備をしっかり行い、プロジェクトをスムーズに進めましょう。  

発注元

発注元はプロジェクトの明確な目的を提示し、社内の意思も統一しておかなければなりません。 WEBサイトはビジネスにおいて1つの手段ですが、どのように活用したいのかなど、WEB制作会社に思いを伝える必要があるのです。 それには、WEBサイト以外に会社全体の課題や方向性を話すことで、WEB制作会社も真摯に取り組むことができます。 窓口担当や決裁者を明確にしておくと、連絡もスムーズになるため効率良く作業を進められます。  

WEB制作会社

WEB制作会社は、プロジェクトをスムーズに進められる技術があることや、安心して任せてもらえることを発注元に伝えることが大切です。 また、事前にクライアントの課題がわかっている場合は、解決方法の資料を提示するとより理解を深めることができます。 WEB制作会社は、クライアントが不安に思うことや不明点を解決することが重要です。 さらに体系図やヒアリングシートがあれば、役割や連絡系統が明確になり、顧客の現状や課題を把握しやすくなるでしょう。    

まとめ

制作キックオフミーティングを迎える前に準備することをご紹介しました。 キックオフミーティングは、これから始まるプロジェクトの第一歩になり、そこで提示することはプロジェクトを成功させるために大変重要です。 全体の認識を照らし合わせてスムーズに進めるためにも、事前準備をしっかり行いましょう。  

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