情報整理ツールのあれこれ
2021年02月18日

プレゼン資料や企画書の作成は、大量の資料やデータが必要ですが、どこになにがあるのか分からなければとても非効率です。

情報整理ツールは収集データを整理するので、作業全体の効率化や社内全体の生産性向上につながります。

膨大なデータの整理は自分の記憶に残るため、その知識を蓄えることで、情報を資産化できます。

ビジネスにおいて、データの整理は非常に重要です。

最適な情報整理ツールを選択して、作業効率化につなげましょう。

 

 

情報整理ツールとは

情報整理ツールとは、様々な機能を使って情報の整理・管理・共有をするもので、多くのビジネスシーンで必要なものです。

紙ベースの資料は項目ごとに整理してまとめ、ファイルボックスやフォルダに保管することで、書庫で厳重に管理します。

それに対しデジタルデータは、基本的に情報整理ツールを利用することで多種多様なデータを整理し、クラウドなどで保管しています。

情報整理ツールの基本的な機能は、ドキュメントの作成・共有・管理であり、デバイスから確認するため書庫に行く必要はありません。

チャット機能などで業務の進行状況の確認や、スケジュール管理を行えるため、無駄を省いて素早く効果的に作業を進めることが可能です。

 

 

 

情報整理ツールのメリット

任される業務の増加に伴い必然的に管理する作業も増えるなか、自分の能力を発揮するには情報を整理しておく必要があります。

例えば、名刺の情報管理はビジネスでは必要不可欠です。

名刺をスキャンして得意先のデータを管理することで、莫大な枚数の名刺を把握し、必要な情報を検索することが可能です。

他にも、期限別・優先順位別にリスト化する業務管理や、チーム・部署でタスク管理をすることで進捗状況を把握することができます。

このように情報を共有することで、業務の引継ぎがスムーズになります。

また、業務内容の変更時もマニュアルや資料を共有することで、最新データを活用することができるのです。

 

 

情報整理を選ぶポイント

種類が豊富な情報整理ツールは搭載機能も様々で、目的に合わせて最適なツールを選択する必要があります。

効率的な作業や管理をするために、基本的に抑えておきたいポイントをご紹介しましょう。

 

管理が簡単で使いやすい

管理が簡単で情報を整理しやすいツールは、難しいと感じる編集などの操作もスムーズに行えるため、手間と時間を短縮できます。

さらに、情報共有も簡単に行えるので、多くの場面で新しい情報の活用が可能になり、随時有益な情報を資産化できます。

また、データ整理をする際にタグをつけ、取引先などの種類別にフォルダで分別することで、効率的なデータ管理が可能です。

 

検索機能が充実している

データの検索機能が充実していると、必要なデータを瞬時に取り出せるので、作業が捗ります。

検索機能が働いていなければ、必要なデータを見つけることができないので、ツールを導入する意味がなくなってしまいます。

しかし、搭載している検索機能がファイル名や本文の内容、曖昧なキーワードで検索できる設定なら、データを素早く取り出すことも可能です。

 

費用対効果を確認する

情報整理ツールは、利用人数やストレージファイルの容量などに制限があり、プランによって内容や費用も大きく変わります。

しかし、想定以上の出費は、本来の目的から外れ、高い効果を得ているとは言えません。

また、機能が多いツールは必然的に費用も高額なので、事前に費用対効果の計算を行い、必要な機能を選別しましょう。

 

 

情報整理ツール3選

情報整理ツールには、様々な特徴があります。

データの整理や共有などのポイントを参考に、目的にあったツールを選びましょう。

ここでは、3つのツールをご紹介させていただきます。

 

flouu

flouu(フロー)はクラウド上で文書管理ができるツールで、テキストや画像などをドキュメント形式で保存することが可能です。

また、コミュニケーション機能があり、全ての会話をflouuに集約できます。

flouuは、ドキュメントの検索やラベルを付けることで、情報整理の効率がアップします。

チームで情報を共有することが多い場合に、便利なツールです。

 

Scrapbox

Scrapboxは、テキストファイルに特化したツールです。

Slackと連携して情報共有やチャットツールで更新情報を受け取ることも可能です。

WEBブラウザに接続可能なデバイスから利用可能で、グループ内の情報変更履歴の確認や、キーワード入力による情報検索ができます。

また、個人なら300ページまで、ビジネスなら100ページまで無料なので、大量のテキストファイルを整理したい場合に、最適のツールです。

 

Evernote 

世界で2億人以上に利用されている情報整理ツールです。

ノートのように情報を蓄積できる特徴があり、様々なデータや文書を保存できます。

保存情報はキーワード検索ですぐに取り出すこともでき、タスクをリスト管理してリマインダー機能で通知を受けることもできます。

Evernoteの便利さは、様々な場面で活用できる機能が多数搭載されていることで、最大で2デバイスまで無料で同期可能です。

 

 

まとめ

日々の暮らしで整理整頓が必要なように、仕事でも収集した情報を整理すると、業務全体の効率化や生産性の向上につながります。

仕事の状況や環境に合わせて、最適なツールを選択することは、業務効率化への近道です。

情報整理ツールを利用することで、無駄な業務や作業管理において、様々な改善策を見出せるでしょう。

 

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