スケジュール調整に便利なツール（TimeTree）
１．はじめに
企業などの組織に所属していると、自分のスケジュールだけでなく他のメンバーのスケジュールを調整しながら仕事や会議を開催することが多くなります。
例えば、後輩を営業に同行させたい場合でも、後輩が研修など他のスケジュールが入ってないかを把握しなければいけませんし、ほかにもグループミーティングを開催する際にもグループ全員のスケジュールを調整する必要があります。
そんなときに、自分のスケジュールのみならず他のメンバーのスケジュールまで共有し、コミュニケーションを取ることができる「TimeTree（タイムツリー）」が便利です。
ここでは、タイムツリーを使ったスケジュール管理について説明します。
２．タイムツリーとは？
①タイムツリーの概要
タイムツリーとは、スケジュールを共有することができるカレンダーアプリのことで、グループを作成して、相手を招待するだけで予定を共有できる手軽さで人気を誇っています。
グループは複数作成でき、「職場グループ」「プロジェクトチーム」「同期グループ」など、必要に応じて招待することができるため、仕事用のカレンダー以外にも、プロジェクトの進捗管理などに活用することができます。
また、登録したスケジュールにはチャット機能がついているため、コメントや画像などを送り合うことも可能です。
②タイムツリーの料金
タイムツリーは、無料ですべての機能が使えます。
スマホだけで使えることはもちろん、パソコンでも利用できるのは嬉しいポイントです。
なお、パソコンで利用する場合は会員登録をする必要があるので、注意しましょう。
もちろん会員登録も無料です。
③タイムツリーの機能
タイムツリーの具体的な機能は以下のとおりです。
・カレンダー共有
タイムツリーは、グループカレンダーを作成して、メンバーを招待することで、メンバー間で予定を共有することができます。
職場という大きい単位だけでなく、プロジェクトチームや同期グループなどの単位でもカレンダーを作成することが可能であり、お互いのスケジュールや案件の進捗を可視化することができます。
・チャット機能
スケジュールにはそれぞれ個別のチャット機能が備わっています。
そのため、１つの予定に対して、注意点などのコメントや、画像などを送ることができ、タイムツリーだけでコミュニケーションをとることができます。
・他アプリと連携
GoogleカレンダーやOSカレンダーなどの他のアプリとも連携することができます。
すでにGoogleカレンダーなどのカレンダーアプリを利用している場合でも、連携させることでスケジュールが同期され、タイムツリーに自動で反映されます。
そのため、入力し直す必要もなく、両方使いたいという方には嬉しい機能です。
３．タイムツリーでスケジュール管理するメリット
タイムツリーでスケジュール管理をすることに、どのようなメリットがあるのかについて説明します。
①グループで予定を共有できる
なんといっても、企業などグループに所属しているとメンバーのスケジュールを把握する手間が発生します。
そのため、タイムツリーでメンバーとスケジュールを共有することで、誰が・いつ・どこで・何をするのかということが把握できることは、最大のメリットと言えるでしょう。
今までは、一人ひとりのスケジュールを把握するのに聞いて回り、やっと会議やミーティングのセッティングができたという人でも、タイムツリーがあれば組織の運営を円滑にできることでしょう。
②LINEなどのツールを使わなくてもチャットできる
今までは、カレンダーを見て、メールまたはチャットで都合の良し悪しを個別で連絡していたという状況も、タイムツリーを導入することで１つのツールで完結することができます。
タイムツリーに登録した予定ごとのチャットで、コミュニケーションを取れることから、報連相をスムーズに行えることでしょう。
例えば、営業で取引先に訪問する予定があったら、上司がそのスケジュールを見て、コメント欄に提案のヒントを投稿したり、経過報告や訪問後の結果などを報告したり、今後の対応などを指示したりするなど、タイムツリー上ですべて行うことができます。
③複数のカレンダーを作成できる
グループカレンダーは複数作成することができるため、職場やプロジェクトチーム、同期グループなど、必要な単位でカレンダーを作成し招待したいメンバーで共有できます。
企業によっては、清掃当番などの専用カレンダーを作っているケースもあるようで、様々な活用方法があります。
３．タイムツリーを利用する際の注意点
タイムツリーには、注意しなければいけないポイントもあります。
①不要な情報まで共有してしまいがち
タイムツリーは何でも情報を共有でき、便利であるがゆえに、プライベートの予定まで誤って登録してしまう可能性があります。
周りには知られたくない予定まで共有してしまうことがあるということに注意が必要です。
そのため、プライベートな予定は、他の人に見られない自分専用のカレンダーを作り、そちらに入力するようにしましょう。
②ワードやエクセルのファイルは直接添付できない
ワードやエクセル、PDFなどのファイルをチャットなどは添付することができません。
送ることができるのは画像のみのため、ワードやエクセルのデータを送りたい場合は他のツールを使う必要があります。
４．まとめ
スケジュール調整をするために「タイムツリー」を活用することで、業務効率化や組織の活性化、そしてメンバーの一体感が実現するでしょう。
無料で利用できるので、気軽に導入できるのも嬉しいポイントです。
スケジュール調整にかかっていたリソースを削減し、本来の仕事に充てる時間を増やすことで、生産性を上げていきましょう。
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